忙しさは能力に反比例
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書籍:勝ち残るリーダーシップ
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2章 やろう!「今日からはじめる自己改造」  


12.「整理・整頓」はすべての基本である
    /整理・整頓がよいと仕事の効率は高い
   /価値の高い行動の時間を増やす
   /使用頻度の少ない書類は捨てる

「整理整頓はすべての基本である」といつも思います。
たとえば、会社の事務所に入って机やキャビネットを見たときに、きちんと整理整頓されていれば、その会社の事務処理はスムーズに行われていて間違いも少なく、また、効率もよいと思われます。
逆に、机の上には書類があふれ、さらに、キャビネットも乱雑に書類が入れられていて、書類の背表紙に書類名称の明示がされていなければ、きっと、その会社の事務処理は間違いが多く、効率も悪いことが多いものです。
また、工場も同じです。
工場にある機械や材料、そして、製品などが乱雑に置かれているとしたら、その工場の生産性は低く、不良やクレームは多く、そして、納期もしばしば遅れるような状態ではないかと想像します。
そして、多くの場合、その想像が当たっているのです。
これは、会社だけではなくその他のことについても同じようなことが言えます。

たとえば、財布の中がそうです。
たいていの財布の中は、一万円や千円などの札を入れる部分と、百円や十円などの硬貨を入れる部分に分かれています。
また、カード類を入れる部分もあります。
お金がきちんと分けて入れてあり、また、カード類などがうまく分類されていると、その人は整理整頓が上手であると考えられます。
そして、その財布の一面から、その人の机やキャビネットの整理整頓、さらには、仕事も手際がよいと連想ができるわけです。

一方、カバンを開けたときに、本や書類、その他いろいろなものがごちゃごちゃに入っていると、その人の仕事は、あまり効率的ではないと考えられます。
なぜなら、そのような状態で、たとえば、ちょっとしたメモをとるのに、どれだけの時間がかかっているか考えてみると明らかです。
@メモ用紙と筆記用具を探し出す、Aメモをとる、Bメモ用紙と筆記用具をカバンになおす、というような動作になりますが、Aの実際にメモをする時間が1分で、@とBのメモ用紙と筆記用具を出し入れするのに、1分という時間がかかっているはずです。
ということは、全体で2分の時間をかけて、価値のある動作、すなわち、メモをとる時間はその半分の1分で、効率は、1分÷2分=50%にしかなりません。

このように、こまかく見ると、非効率的なことが日常生活の中に山ほどあると思います。
だから、効率的に仕事をするためには、どこにムダがあるのかを十分に考えて、価値のある動作をしている時間を増やすことが大切です。
そのための基本が整理整頓です。
「使用頻度が少ない書類は捨てる」ということを、毎日きちんと実行することで、整理整頓に対する意識が大幅に向上します。
このように、整理整頓が上手にできることは、多くの計画を実行する上で非常に大切なことであると考えています。


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